Googleドライブの共有方法にパスワードを使い回していませんか？

Googleのサービスは無料で使用できて便利なものが多いですよね。

なので、身の回りでも何らかのGoogleサービスを利用している率は、非常に高いです。

子どもの保護者の間でも、Gmailは持ってて当たり前が前提で、話が進むことが多々あります。

今年担当しているPTAも然りで、保護者との連絡にはGmail、 PTA活動でのファイルの共有にはGoogleドライブを使っています。

そのGoogleドライブを共有するために、パスワードの使い回しをしているのですが、そうすることによって、どんなことが起きたのか。を共有させていただきたいと思います。

パスワードの使い回しとは？

Googleドライブのひとつのアカウントを複数人で使うために、そのアカウントのパスワードを複数人で共有して使い回すことです。

つまり、この複数人全てが本人として、このアカウントを使う状態のことです。

確かにこうすれば、手持ちの自分のパソコン・スマホから、みんなで同じひとつのエクセルにアクセスして編集できるのですから、便利ですよね。

ちょっと待って！

Googleドライブを使用しているみなさん、アカウント情報をご覧になったことがありますか？

アカウント情報には、個人情報だけでなく、他のGoogleサービスの利用履歴が表示されています。

なので、パスワードを使い回していると、他のパスワード共有者にそれら情報が見られてしまいますよ。

見られてしまう情報

では、具体的にどんな情報がオープンとなっているのか、いくつかピックアップしてご紹介します。

個人情報

• 名前
• 生年月日
• 性別
• 連絡先情報(メール・電話番号)

プライバシー情報他

• ウェブ履歴
• ロケーション履歴
• YouTube履歴
• プロフィール
• 現在地の共有
• 使用中のデバイス

これらをご覧になっただけでも、ゾッとしませんか？

使い回しパスワードを用いてアカウントに入った全ての人が、これらの情報を見ることができ、また、全ての人の情報が見られてしまうのです。

実際に私は、教えてもらった使い回しパスワードで、PTAの指定アカウントに入った時には、上記の個人情報全部と、YouTube履歴、そしてアクセス中のデバイス情報を見てしまいました。

個人情報は、このアカウントを作った人の情報で、

YouTube履歴は、私以外の、使い回しパスワードを使っている人が、このアカウントに入りながら観てしまったYouTubeの履歴のことです。

つまり、赤の他人がプライベートで観ていたYouTubeです((((；ﾟДﾟ)))))))

デバイスというのは、どんな機種を使ってアクセスしているかです。

デバイスに任意で名前を付けていると、それがそのまま表示されますので要注意です。

私は、他人の情報には興味がなかったので、これらの情報が見れることを知ったと同時に、速攻でログアウトしました。

情報はどこで見ることができる？

「Googleアカウントにアクセス」というところをクリックします。

そうすると、簡単にこれらの情報を見ることができます。ご参考まで一部を。

個人情報タブ

データとプライバシータブ

※スマホの場合

安全な共有方法

ここでの「安全な」というのは、個人情報等を曝け出すことなしに、Googleドライブでファイル等を共有する方法です。

実際にPTAで使うようにした方法ですが、

それはURLを使う方法です。

共有したいフォルダやファイルにある「•••」をクリックすると、「共有」に関するメニューがでてきます。

この「共有」を開いていくとURLが表示されてますので、これをコピーして共有したい人に送ってあげてください。

そうすれば、Googleのアカウントを所有している/していないに関わらず、対象のファイル等を共有することができます。

そうすれば、パスワードの使い回しなんてことをする必要がありません。

その際、

共有できる人を、

• 特定の人だけ [制限付き]
• このリンクを知っている人全員

と指定することができ、

さらには、

• 閲覧のみ
• 閲覧とコメントのみ可
• 編集可

のいずれかを選べるので、用途に応じて使い分けることが可能です。

なかなか理解してもらえない

私はGoogleドライブをメインでは使っていなかったので、PTA活動でこの事実を知った時には、真っ青になりました。

なので、すぐにPTAに連絡しましたよ。

こんな怖いことになっているので、パスワードの使い回しはやめませんか？と。

しかし！

PTAはずっとこれでやっているので、問題ない。というのが第一の反応でした。

そして、この忙しい時に何言ってるの？というのをひしひしと感じました。

確かに、日々忙しい中、うまく回っていた流れを止めることになるのですから、そう思うのも当然です。

そもそも世の中、言われた(教わった)通りに作業している人が大半で、本当にパソコンリテラシーがあるかっていうと、実はそうでもありませんからね。

こんなこと言われたところで、？が頭に浮かびます。

ですが…

このアカウントを作った張本人に、上に貼付した⬇︎の画面を、私のスマホで見せたところ、

目が点になっていました。

あ、これ私の…

そりゃそうですよね。

ここに、自分の生年月日等の情報が表示され、シェアされていたのですから。

この方、その場で慌てて情報を修正してました。笑

便利だけど…

Googleの各種サービスはとても便利なのですが、そのサービスの連携機能がとても充実しているので、自分が知らないところで繋がっていた。ということがあり得ます。

今回の件はまさにそうで、PTAのアカウントでGoogleドライブに入った状態で、YouTube視聴、ネット検索等を行ってしまい、その情報がGoogleドライブ上で共有されてしまっていた。

便利ですが、よく理解して、これらサービスをうまく利用していきたいですね。

Googleの利用規約は

なお、このパスワードの使い回しに関するGoogleの利用規約がどうなっているかというと、

有料版(Google Workspase)は明確にNGと謳われていますが、無料版のGoogleドライブについてはグレー

というのが当時の私たちの結論でした。

（この件を検討していた数か月前の情報。最新のものは念の為公式サイトでご確認ください。)

Googleドライブのアカウント内にあるプライバシー情報（YouTube履歴等）は、自分で、停止するよう設定することは可能です。

ですが、パスワードを使い回している時点で全員が本人なので、その設定はいつでも変えることができてしまいます。

それよりも、パスワードを使い回すということが、そもそもセキュリティの観点からは好ましくありません。

今、パスワードを使い回している方、これからそうしようと思っている方は、よくご検討の上、進めてくださいね。

以上

最後までお読みくださりありがとうございます🍀